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Tel: +31 20 301 23 12  |  Fax: +31 20 301 22 02  |  info@kerkmanlaw.com

Conditions générales – Déclaration de confidentialité – Mentions légales

  1. Les présentes conditions générales régissent les prestations de service réalisées par K-Legal B.V., une société professionnelle à responsabilité limitée de droit néerlandais, qui exerce également, sous le nom de KerkmanLaw, enregistrée au registre du commerce néerlandais sous le numéro 31144549. (ci-après dénommée « KerkmanLaw »), ses activités telles que les services en tant qu’avocat, les services en tant qu’avoué, ainsi que les fonctions de consignataire, administrateur, liquidateur, exécuteur testamentaire, arbitre, conseil dont l’autorité est contraignante et médiateur. A l’exclusion des articles 404, 407 alinéa 2 et 409 du livre 7 du Code civil néerlandais, toutes les missions seront exclusivement acceptées et réalisées par KerkmanLaw. En outre, les présentes conditions générales ont trait à tous les associés, salariés et autres personnes travaillant, de quelque autre manière que ce soit, pour, au service de ou en relation avec Kerkman et la fondation Stichting Beheer Derdengelden Advocaten in het Arrondissement Amsterdam, en ce compris ses administrateurs et employés légaux.
  2. Les services sont prestés exclusivement au bénéfice du client. Aucune tierce partie ne peut se prévaloir de droits ou demandes, quels qu’ils soient, relativement à ladite prestation de services.
  3. La responsabilité de KerkmanLaw, quelle qu’elle soit, sera limitée au montant qui sera remboursé, en l’espèce, par la police d’assurance en matière de responsabilité professionnelle souscrite par KerkmanLaw, augmenté du montant de la franchise que les assureurs ne sont pas tenus de payer en vertu des conditions de la police. La responsabilité civile professionnelle de KerkmanLaw est assurée chez HDI- Gerling Industrie Versicherung AG pour la somme de 2,500,000 EUR par cas individuel. Dans le cas où, pour quelque motif que ce soit, aucun remboursement ne serait effectué en vertu de ladite police d’assurance, toute responsabilité est limitée à deux fois le montant des honoraires perçus par KerkmanLaw dans ce dossier spécifique, avec un plafond de 50.000,- EUR. Toute action judicaire engagée à l’encontre de KerkmanLaw et/ou des parties stipulées à l’article 1er des présentes conditions générales expire et fait l’objet d’un abandon de droit dans un délai de 12 mois suivant le moment où la partie demanderesse a connaissance ou aurait dû avoir connaissance du fait à l’origine du préjudice.
  4. KerkmanLaw est habilitée, dans le cadre des services qu’elle preste, à avoir recours aux services de tiers, tels que des représentants, avoués, huissiers, bureaux d’étude, agences de recouvrement, comptables, le cadastre, la Chambre de Commerce et de l’Industrie, cabinets d’avocats et/ ou études de notaires, etc. KerkmanLaw ne peut en aucun cas être tenu pour responsable de tout manquement de la part desdits tiers. Dans ce cadre, le client garantira KerkmanLaw de toutes les demandes émanant de tierces parties, en ce compris les coûts y afférents encourus par KerkmanLaw, lesdites demandes étant directement ou indirectement en relation avec les services prestés par KerkmanLaw, sauf en cas de témérité délibérée ou de faute lourde de la part de KerkmanLaw.
  5. L’exclusion de la responsabilité prévue aux présentes conditions générales s’applique également, sans exception aucune, à tout dysfonctionnement de l’équipement, des logiciels, bases de données, registres ou de tout autre moyen utilisé par KerkmanLaw dans le cadre de la prestation de ses services ainsi qu’à toute divulgation fortuite de données audio et/ou de transmissions de données par téléphone, télécopie ou courrier électronique. Aucun/aucune des courriers électroniques, transmissions de données, transmissions audio, télécopies et communications téléphoniques n’est codé/e, sous réserve que le client en fasse la demande expresse par écrit.
  6. Les délais de payement sont de 14 jours, date de facturation. Il convient que le règlement soit effectué selon les modalités figurant sur l’état d’honoraires. Le règlement par chèque n’est pas accepté. A défaut de payement, le client sera en défaut de plein droit et sera redevable des intérêts légaux au taux légal applicable. Les frais de recouvrement, dont le montant minimum s’élèvera à 10 % du solde, seront à charge du client.
  7. Préalablement à la prestation de services ou aux fins de continuer à prester lesdits services, KerkmanLaw est habilitée, à tout moment, à demander au client le payement de provisions, lesquelles pourront faire l’objet d’une compensation. En cas de défaut de payement desdites provisions et en cas de défaut de payement de l’un des états d’honoraires, quel qu’il soit, de KerkmanLaw, KerkmanLaw sera habilitée, après en avoir avisé le client, à ne pas commencer, à suspendre ou à mettre fin à ses prestations de services.
  8. KerkmanLaw est habilitée à retirer de ses archives et à détruire des fichiers ainsi que les documents qu’ils contiennent sans notification préalable et ce, dès lors qu’une période de 7 ans ou plus s’est écoulée depuis qu’a été clôturée l’affaire concernée traitée par Kerkman et/ou les parties stipulées à l’article 1er des présentes conditions générales.
  9. Le client informera KerkmanLaw par écrit et sans délais de tous changements de l’adresse, du numéro de téléphone et/ou de télécopieur et/ou de l’adresse e-mail du client, et fournira à KerkmanLaw sur sa première demande écrite toutes pièces d’identification requises par la règlementation concernant l’identification obligatoire de clients. KerkmanLaw est habilitée de suspendre ou de terminer ses services si le client reste en demeure dans l’exécution de cette obligation.
  10. Sur la base de la législation applicable (y inclus la Loi sur la prévention de blanchissement d’argent et de financement du terrorisme) (‘Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme’) KerkmanLaw est obligée de vérifier l’identité de ses clients et d’informer les autorités de certaines transactions inhabituelles dans certaines circonstances. En donnant instruction à KerkmanLaw, le client confirme être au courant de cette obligation et donne son autorisation pour autant que celle-ci serait requise.
  11. Les services prestés par KerkmanLaw seront exclusivement régis par la législation néerlandaise. Des plaintes seront traitées conformément au Règlement des Plaintes (Klachtenregeling) de KerkmanLaw qui sera mis à la disposition du client sur simple demande écrite. Seuls les tribunaux néerlandais compétents pourront connaître de tout différend, sans préjudice de l’autorité du barreau néerlandais.
  12. Les présentes conditions générales ont été élaborées en anglais et en français et ont été déposées au Tribunal d’arrondissement d’Amsterdam. La version anglaise des présentes conditions prévaut sur la version française. Les présentes conditions générales peuvent également être consultées à la réception des bureaux de Kerkman à Amsterdam, 3051 Strawinskylaan, et seront adressées sur simple demande. Les présentes conditions générales peuvent, en outre, être consultées sur Internet à l’adresse suivante : www.kerkmanlaw.com.

 

Règlement des plaintes KerkmanLaw

 

Article 1 Définitions

 

Dans le présent règlement des plaintes, il est entendu par :

– plainte : toute expression écrite de mécontentement (au nom) du client formulée envers l’avocat ou à l’encontre de personnes travaillant sous sa responsabilité, concernant la formation et l’exécution d’une convention de mission, la qualité des services assurés ou le montant de la note de frais, autre qu’une plainte telle que visée au paragraphe 4 de l’Advocatenwet (la Loi néerlandaise régissant la profession des avocats) ;

– plaignant : le client ou son représentant qui notifie une plainte ;

– responsable interne des plaintes : l’avocat qui est chargé du traitement de la plainte ;

 

Article 2 Champ d’application

 

  1. Le présent règlement des plaintes s’applique à toutes les conventions de mission conclues entre KerkmanLaw et le client.
  2. Me L.S. Kerkman assure le traitement des plaintes conformément au règlement des plaintes.

 

Article 3 Objectifs

 

Le présent règlement des plaintes a pour objectifs :

  1. l’établissement d’une procédure afin de traiter, dans un délai raisonnable et de façon constructive, les plaintes formulées par des clients ;
  2. l’établissement d’une procédure afin de déterminer les causes des plaintes de clients ;
  3. le maintien et l’amélioration des relations existantes par le biais d’un traitement correct des plaintes ;
  4. l’entraînement des employés de sorte que leur réaction en cas de plaintes soit axée sur le client ;
  5. l’amélioration de la qualité des services fournis grâce au traitement de plaintes et à l’analyse de plaintes.

 

Article 4 Information au début de la prestation de services

 

  1. Le présent règlement des plaintes a été rendu public. Avant la conclusion de la convention, l’avocat rappelle au client que le cabinet a recours à un règlement des plaintes et que celui-ci s’applique aux services assurés.
  2. Me L.S. Kerkman a incorporé dans la convention de mission, par le biais des conditions générales, la partie ou instance indépendante auprès de laquelle une plainte qui n’a pas été résolue après son traitement peut être soumise pour l’obtention d’une décision contraignante et l’a communiqué lors de la confirmation de mission.
  3. Les plaintes telles que visées à l’article 1 du présent règlement qui n’ont pas été résolues après leur traitement sont soumises au Tribunal d’Amsterdam.

 

Article 5 Procédure interne de traitement des plaintes

 

  1. Si un client s’adresse au cabinet avec une plainte, celle-ci sera transmise à Me L.S. Kerkman, qui agira en tant que responsable interne des plaintes.
  2. Le responsable interne des plaintes informe la personne visée par la plainte du dépôt d’une plainte à son encontre et donne la possibilité au plaignant et à la personne visée par la plainte d’indiquer en quoi consiste la plainte.
  3. La personne visée par la plainte essaie, ensemble avec le client, de résoudre la plainte après l’intervention du responsable interne des plaintes.
  4. Le responsable interne des plaintes assure le traitement de la plainte dans les quatre semaines suivant la réception de la plainte ou communique de manière motivée au plaignant la dérogation à ce délai en mentionnant le délai dans lequel un avis pourra être donné concernant la plainte introduite.
  5. Le responsable interne des plaintes informe le plaignant et la personne visée par la plainte par écrit quant à l’avis donné concernant le bien-fondé de la plainte, accompagné de recommandations ou non.
  6. Si la plainte a été traitée à la satisfaction de tous, le plaignant, le responsable interne des plaintes et la personne visée par la plainte signent l’avis rendu concernant le bien-fondé de la plainte.

 

Article 6 Confidentialité et traitement gratuit de la plainte

 

  1. Le responsable interne des plaintes et la personne visée par la plainte sont tenus à la confidentialité concernant le traitement de la plainte.
  2. Le plaignant n’est pas redevable d’une indemnisation pour les frais engagés pour le traitement de la plainte.

 

Article 7 Responsabilités

 

  1. Le responsable interne des plaintes est chargé d’assurer un traitement en temps voulu de la plainte.
  2. La personne visée par la plainte tient le responsable interne des plaintes au courant en cas de contact éventuel et de solution possible.
  3. Le responsable interne des plaintes tient le plaignant au courant du traitement de la plainte.
  4. Le responsable interne des plaintes tient le dossier des plaintes à jour.

 

Article 8 Enregistrement de la plainte

 

  1. Le responsable interne des plaintes enregistre la plainte en mentionnant l’objet de la plainte.
  2. Une plainte peut être classée dans plusieurs catégories (objets).
  3. Le responsable interne des plaintes rédige des comptes rendus périodiques concernant le traitement des plaintes et émet des recommandations afin d’éviter de nouvelles plaintes et d’améliorer les procédures.
  4. Au moins une fois par an, les comptes rendus et recommandations sont examinés et une décision est prise en la matière.

 

Déclaration de confidentialité KerkmanLaw

KerkmanLaw agit en tant que responsable du traitement des données en vertu du règlement général sur la protection des données (« GDPR ») et des lois de mise en œuvre du GDPR pertinentes, ainsi que des dispositions d’autres lois, règlements et règles applicables.

Quelles sont les données personnelles que nous recueillons à votre sujet ?

Les données personnelles que nous traitons peuvent inclure :

Des informations de base, telles que votre nom, votre titre, votre fonction, l’entreprise pour laquelle vous travaillez, votre relation avec une personne ;
Les coordonnées des personnes à contacter ;
Les données nécessaires au traitement des factures ;
Les données personnelles dont nous avons besoin à des fins de conformité ;
Les données à caractère personnel qui nous sont fournies dans le cadre de la prestation de services, qui peuvent inclure des catégories de données particulières ;
Toute autre donnée à caractère personnel vous concernant que vous nous fournissez.
Comment obtenons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous obtenons les données à caractère personnel dans les situations suivantes :

Lorsque vous nous fournissez vos données à caractère personnel, ou lorsque vous interagissez avec nous directement (par courrier électronique, téléphone ou lettre) ;
Lorsque vous concluez un accord avec nous ;
Lorsque nous surveillons nos outils et services technologiques, ainsi que les courriers électroniques envoyés à et par KerkmanLaw ;
lorsque nous obtenons des données personnelles d’autres sources, telles que des avocats locaux, des contreparties, le registre du commerce, le cadastre, des bases de données commerciales ou en utilisant des sources publiques.
À quelles fins traitons-nous vos données à caractère personnel ?

Pour fournir les services que vous avez demandés ;
Pour communiquer avec vous au sujet de nos services ;
Pour traiter et répondre aux demandes, requêtes ou plaintes reçues de votre part ;
Pour gérer et administrer notre relation avec vous ;
Pour nous conformer aux exigences réglementaires et politiques.
Sur quelle base utilisons-nous vos données personnelles ?

Pour conclure et exécuter notre contrat avec vous ;
Pour nous conformer aux exigences réglementaires et politiques ;
Pour un intérêt légitime (par exemple, pour gérer et administrer la relation avec nos clients) ;
Avec votre consentement.
Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous ne conserverons pas vos données personnelles plus longtemps qu’il n’est nécessaire pour atteindre les objectifs énoncés dans la présente déclaration sur la protection de la vie privée et les cookies. La durée de conservation pour chaque catégorie de données à caractère personnel est basée sur les exigences légales et réglementaires et sur la finalité pour laquelle les informations sont collectées et utilisées.

Avec qui partageons-nous vos données à caractère personnel ?

Dans le cadre de la fourniture de nos services et des systèmes et processus de règlement des litiges et de réglementation, nous pouvons être amenés à autoriser l’accès de nos fournisseurs et sous-traitants à vos données à caractère personnel lorsqu’ils fournissent des services en notre nom (principalement pour maintenir et soutenir nos systèmes TIC) et aux autorités de réglementation aux fins spécifiées ci-dessus.

Comment protégeons-nous vos données à caractère personnel ?

KerkmanLaw a pris des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données à caractère personnel contre la perte ou contre toute forme de traitement illicite.

Quels sont vos droits concernant vos données à caractère personnel ?

La GDPR et d’autres lois applicables prévoient certains droits pour les personnes concernées dans les conditions qui y sont énoncées. Vous, en tant que personne concernée, avez notamment les droits suivants :

Droit d’accès à vos données personnelles ;
Droit de rectification ou de correction de vos données à caractère personnel ;
Droit d’effacement de vos données à caractère personnel ;
Droit de s’opposer au traitement de vos données à caractère personnel ou d’en demander la limitation ;
Droit à la portabilité des données ;
Droit de s’opposer au profilage ;
Droit de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle ;
Droit de retirer votre consentement pour l’avenir dans la mesure où le traitement de vos données à caractère personnel a lieu sur la base de votre consentement.
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Responsables de la protection des données :

Bert S. Kerkman

E-mail: info@kerkmanlaw.com

Phone : (+31) 20 301 23 12

 

Notifications légales:

 

KerkmanLaw est la dénomination commerciale de la société professionelle à responsabilité de droit néerlandais K-Legal B.V., avec son siège social à Amsterdam (numero registre du commerce: 31144549).

Sur la base de la législation applicable (y inclus la Loi sur la prévention de blanchissement d’argent et de financement du terrorisme) (‘Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme’) KerkmanLaw est obligée de vérifier l’identité de ses clients et d’informer les autorités de certaines transactions inhabituelles dans certaines circonstances. En donnant instruction à KerkmanLaw, le client confirme être au courant de cette obligation et donne son autorisation pour autant que celle-ci serait requise.

KerkmanLaw ne reçoit ni ne manie, de quelque manière que ce soit, des fonds pour ses clients ou pour des parties tierces, et ne dispose par consequent pas d’un compte fiduciaire (derdengeldrekening).

Conformément à l’article 35b sous 1 du Règlement du Barreau néerlandais (Regeling op de advocatuur), Bert Kerkman a enregistré les domaines de droit suivants au registre de domaines de droit de l’Ordre néerlandais des avocats (Nederlandse Orde van Advocaten): le droit des affaires et des sociétés (ondernemingsrecht), le  droit du contentieux (burgerlijk procesrecht).